慧点科技会议管理系统支持一体化管理

引言：慧点科技会议管理系统通过信息化手段固化企业重要会议的会议计划、议题提报与准备、会议通知、会中汇报、会议决策等管理业务，同时通过与公文管理、会议室资源管理、督办管理等功能的集成，实现会前、会中、会后和决策支持的全业务链一体化管理，提升会议组织和决策的效率、效果，保证工作质量，提升企业执行力。

会议作为企业集体决策及重要事项部署的关键行为，是企业的核心管理业务之一，在任何一个企业都非常重要。然而，在一些企业中，会议频繁组织难度大、与会人员不知所云、会议决策效率低、会议决策的后续执行情况无从追踪等情况屡见不鲜。为了帮助集团企业提高会议管理水平，实现会前、会中、会后和决策支持的全业务链一体化管理，北京慧点科技有限公司（简称慧点科技）推出了高效、实用的会议管理系统。

传统会议管理不能承受之重

谈到企业的会议管理，慧点科技企业管控事业部解决方案及产品中心总监吕兆海指出：每个企业都要召开董事会、高管办公会、战略分析会、党委会、专题会、项目会等各种会议，并在会中讨论一些问题、做出一些决策、安排一些工作，这项看似不起眼的管理业务却与企业的运营管理息息相关。但对于会议管理业务水平的提升，却往往容易被企业忽视。在实际管理过程中，企业常面临以下挑战：如会议议题材料依靠手工收集整理，跨部门协调困难，耗时费力；会议组织者通过邮件、纸质文件的方式来收集、发送、确认议题材料，过程繁琐，耗费成本，且成效不高；通过邮件、短信等发送会议相关材料和信息，资源零散分布，难以体系化查阅与统筹；会前资料共享难，会议决策者难以实时地了解议题更新、补充材料，影响决策效率；会议决策事项执行进展难以快速、体系化跟踪等。

在IT应用深入企业管理方方面面的今天，采用信息系统来升级企业的会议管理非常必要。尤其是会议数量众多、召开频率高的集团企业，对专业化管理工具提出了更加迫切的需求。作为专注于中国企业管理信息化应用与服务的软件厂商，慧点科技基于众多集团企业会议管理的最佳实践和信息化经验，形成了专业的会议管理系统，旨在让企业的会议管理更加体系化、高效、便捷。

吕兆海补充道，我们在与一些企业沟通业务时发现，有的企业已经通过已有的系统模块解决了会议室资源管理、部分会议组织等问题，但并未真正从会议的全生命周期管理的角度出发去形成包括会前、会中、会后的完整管理闭环，这对于提升企业会议管理效能来说远远不够。此外，由于会议的重要性和涉密性，企业还应重点关注会议信息、会议材料的保密性，设置查阅权限，进行明晰的权责划分。利用信息系统来固化权限，实现操作留痕，可以让会议的保密性进一步得到保障。他介绍，慧点科技会议管理系统在设计之初就充分考虑了以上管理、应用需求，从而使得产品能够灵活适应各种应用场景。

六大功能升级会议管理

吕兆海介绍，慧点科技会议管理系统主要包括会议计划管理、会议组织管理、会议决策管理、决策支撑、移动会议和系统集成六大功能。

慧点科技会议管理系统架构图
 

会议计划管理：系统中的会议计划管理模块能够有效支持企业重要会议的会议计划制定、智能化提醒、关联功能启动和会议配置，而且能够根据会议计划自动生成会议看板，从而全面提升会议管理水平，简化会议管理流程，保障会议有序开展。

会议组织管理：系统中的会议组织管理模块能够支持企业重要会议的议题指定、议题收集、议题提报、议题审批、议题材料准备、议题清单、发起会议，以及议题在权限范围内进行共享。通过与OA公文管理、会议管理等模块的集成，该模块支持流转公文自动关联议题、会议发起与议题的自动关联推送、议题讨论顺序排序、会议纪要管理、会议室预订、参会人员提醒等，全面提升管控效率，提升会议决策效率和效果，降低会议成本。

会议决策管理：系统中的会议决策管理模块支持对议题查阅、议题备注、议题汇报和议题决策等便捷管理，从而实现“未会先议”，提升会议决策效率和效果。通过议题汇报等功能实现对议题汇报人员的有效提醒和议题的过程管理，有效推进会议进程，控制汇报质量。

决策支撑：系统中的决策支撑模块包含工作日程、综合分析与查询等功能，辅助领导合理统筹会议日程，利用数据分析支撑决策。

移动会议：系统支持移动化的会议管理，进一步提升会议效率。

系统集成：系统可以与OA、督办管理、公文管理等相关系统、设备进行无缝集成，进而打造一体化的信息交流环境，促进业务间的协同。

实现一体化的会议管理

吕兆海认为，慧点科技会议管理系统通过信息化手段固化了企业重要会议（如董事会、总裁办公会、总经理办公会、党委会、专题会等）的会议计划、议题提报与准备、会议通知、会中汇报、会议决策等管理业务，同时通过与公文管理、会议室资源管理、督办管理等功能集成，实现会前、会中、会后和决策支持的全业务链一体化管理，从而提升会议组织及决策的效率、效果，保证工作质量，提升企业执行力。主要表现在以下几个方面：

第一，提升会议组织和会议管理效率。会议相关的所有信息都会通过系统有效传递，并且通过提醒功能知会与会者，避免任何遗漏。

第二，整合办公资源，节省管理成本。系统支持无纸化办公，避免了大量打印会议资料、会议通知等造成的资源浪费。

第三，保障会议规范，加速信息传递。在会议开始前，与会者将通过系统获取会议时间、地点和议题等全面、准确的信息，避免了采用传统会议管理方式经常出现的记错时间、走错会议室、没有做准备就出席会议等情况的发生，让每个会议都高效、有用。

第四，加强综合管控，深化体系统筹，实现会前、会中和会后的全业务链管理。特别是与决议督办系统整合后，相关人员可以督办、跟踪会议决议的执行情况，进一步提高会议的价值。

第五，智能提醒和查询统计功能有效促进管理提升。

正是因为以上种种优势，很多集团企业都希望通过慧点科技会议管理系统来升级会议管理水平。目前，包括中国航信、山东黄金集团、宏源证券、华润双鹤、山东能源集团、山东航空、西部矿业、神朔铁路在内的众多集团企业都通过应用慧点科技的产品实现了会议管理水平的提升。

慧点科技企业管控事业部解决方案及产品中心总监吕兆海